Księgowość z AI zamiast biura rachunkowego: jak księgujemy spółki

Od 2020 roku jedno biuro rachunkowe prowadziło księgi moich spółek. Byłem jednym z pierwszych klientów jego właścicielki. Po kilku latach urosło do kilkuosobowego zespołu i kilkuset podmiotów. Szkoda tylko, że po drodze z klienta zrobiłem się petentem w urzędzie: czekasz, prosisz, dostajesz odpowiedź, kiedy ktoś znajdzie chwilę.

Żyję według stoickiej zasady „obstacle is the way", więc zamiast szukać nowego biura, rozłożyłem jego pracę na części: VAT, przepływy pieniędzy, salda rozliczeń i konta księgowe, sprawy z urzędami. Trzy pierwsze poszły do automatu na modelu językowym, sprawy z urzędami do pracowników administracyjnych. Dziś księgujemy u siebie trzy spółki. Stawiam tezę: AI szybciej wytnie księgowych niż prawników, bo księgowanie ma stały format na wejściu, walidator na wyjściu i żadnej licencji po drodze. Niżej dowód z własnej praktyki.

Dlaczego księgowanie poddaje się automatowi

Zacznij od wejścia. Faktury przychodzą z KSeF (Krajowy System e-Faktur). Ustawa o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT) każe wystawiać w nim faktury ustrukturyzowane (art. 106ga ust. 1). Faktura z KSeF to XML: każda kwota, data i stawka siedzi w osobnym polu. Umowa, pozew i pismo z urzędu przychodzą w formie, jaką wymyślił autor.

Wyjście też jest maszynowe. Miesiąc kończy się plikiem, który sprawdza oficjalny schemat ministerstwa. Pismo procesowe nie ma walidatora, a po drugiej stronie sporu siedzi ktoś, kto chce, żeby przegrało. Robota przy budowie poszła w pułapki formatu, nie w nauczenie modelu podatków.

Zostaje brak licencji. Usługowe prowadzenie ksiąg to zwykła działalność gospodarcza, a ustawa o rachunkowości wymaga pełnej zdolności do czynności prawnych i niekaralności, bez egzaminu i certyfikatu (art. 76a ust. 1 i 3). Zastępstwo przed sądem to zamknięta lista z adwokatem i radcą prawnym na czele (art. 87 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego). Księgowanie takiej listy nie ma.

Z czego składa się generator JPK

Sam model jest gotowy, cała praca poszła w otoczkę. Generator pracuje produkcyjnie od ponad roku i składa się z pięciu części.

Faktury z KSeF i ze skanów

Przez API KSeF, czyli interfejs, którym program rozmawia z programem, ściągasz faktury zakupowe i sprzedażowe wystawione na NIP firmy za dany miesiąc. Uprawnienie do korzystania z systemu nadaje podatnik osobie albo wskazanemu podmiotowi (art. 106nb ustawy o VAT). Faktura spoza KSeF, na przykład skan od zagranicznego dostawcy, wchodzi jako PDF: model czyta dokument i wypełnia te same pola, które program czyta z XML. Odczyt XML sprawdzam na wszystkich 26 oficjalnych przykładach faktur Ministerstwa Finansów: przechodzi komplet.

Każdą fakturę księguje osobne wywołanie modelu

Każda faktura idzie do modelu Claude osobnym wywołaniem, z wysokim ustawieniem wysiłku rozumowania. Model dostaje rolę skrupulatnego księgowego i pozycje faktury, nie samą nazwę sprzedawcy, bo księguje się to, co realnie kupiono. Ma dwa narzędzia. Pierwsze to baza prawna Umowy.AI podłączona przez MCP (Model Context Protocol), czyli standard dostępu modelu do danych spoza niego. Model ma polecenie sprawdzić każdy wydatek w bazie prawnej i sam wybiera, po który przepis sięgnąć. Drugie to wyszukiwarka, żeby sprawdzić, czym naprawdę zajmuje się sprzedawca. To ta sama baza prawna, którą podłączysz do własnego modelu według naszego poradnika.

Model wraca z decyzją w stałym formacie: procent kosztu, procent odliczenia VAT, podstawa prawna, uzasadnienie i pewność. Program porównuje decyzję z danymi faktury i przy sprzeczności albo niskiej pewności każe modelowi księgować drugi raz. Na końcu stoi twardy bezpiecznik w kodzie: ustawowe limity nałożone niezależnie od modelu. Samochód osobowy w użytku mieszanym to 50% odliczenia VAT (art. 86a ust. 1 ustawy o VAT). W kosztach zostaje 75% wydatku (art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, dalej: ustawa o CIT). Gdy poprawię decyzję ręcznie, system zapamiętuje regułę dla tego kontrahenta i przy następnej fakturze podaje ją modelowi na pierwszym miejscu.

Wyciąg bankowy transakcja po transakcji

Datę, kwotę i kierunek program czyta z wyciągu mechanicznie, bo na tych liczbach opiera się cała kontrola. Treść każdej transakcji idzie osobnym wywołaniem mniejszego i szybszego modelu, bo tu zadaniem jest odczyt, nie kwalifikacja: kto zapłacił, numer faktury z tytułu przelewu, rodzaj operacji. Duży model pracuje tylko tam, gdzie zapada decyzja podatkowa, i stąd rachunek poniżej 100 zł miesięcznie. Potem program dopasowuje przelew do faktury, a faktura dostaje datę zapłaty, która uruchamia następny mechanizm.

Ulga na złe długi, CIT i wykaz podatników

Dłużnik, który nie zapłacił faktury w 90 dni od terminu płatności, oddaje odliczony VAT w rozliczeniu za okres, w którym ten dzień minął (art. 89b ust. 1 ustawy o VAT). Po zapłacie odzyskuje go w okresie zapłaty (ust. 4). System sam pilnuje tych 90 dni, robi korektę i odwraca ją po zapłacie, z trzech danych: termin, data zapłaty, kwota.

Z tej samej decyzji księgowej powstaje rejestr dla podatku dochodowego z zaliczką narastająco i ewidencja środków trwałych z amortyzacją. Rachunek dostawcy program sprawdza z wykazem podatników VAT, bo w transakcjach płaconych obowiązkowo przelewem zapłata na rachunek spoza wykazu wypada z kosztów (art. 15d ust. 1 ustawy o CIT).

Raport przeglądu przed plikiem

Zanim program złoży plik, przechodzi wszystkie faktury okresu i wypisuje, co wymaga mojej uwagi. Niezatwierdzona faktura, brak terminu płatności, rachunek spoza wykazu, korekta ulgi na złe długi w tym i w następnym okresie, nadwyżka VAT do przeniesienia: każda pozycja ma kod, poziom i opis. Dopiero potem generator liczy sumy i składa plik według wzoru obowiązującego od 1 lutego 2026, z numerem KSeF przy fakturze i osobnym oznaczeniem dokumentów spoza systemu.

Drugi moduł: przepływy, salda i konta księgowe

VAT to jeden miesiąc w pliku. Spółka żyje między plikami: kto zapłacił, komu wisimy, ile gotówki jest na koncie i na którym koncie księgowym leży dana operacja. To robi drugi moduł na własnej bazie, sprzężonej z bazą faktur: faktura pobrana z KSeF do VAT jest tą samą fakturą, którą moduł rozlicza w saldzie kontrahenta. Jedno źródło, żadnego przepisywania kwoty w dwóch miejscach.

Wpłata księguje się sama tylko przy pełnej pewności: numer faktury w tytule i kwota zgodna z saldem faktury. Wszystko poniżej wpada do kolejki, gdzie jednym kliknięciem zatwierdzam podpowiedź, wskazuję inną fakturę, rozbijam przelew zbiorczy albo odrzucam wpłatę. Wynik: saldo per kontrahent i wiekowanie zaległości w koszykach 0–30, 31–60, 61–90 i ponad 90 dni po terminie. Kiedy pytasz „kto nam wisi i od kiedy", odpowiedź nie czeka, aż ktoś w biurze znajdzie chwilę: jest w bazie.

Druga faza modułu to pełne księgi rachunkowe. Każda spółka ma własny plan kont, czyli listę kont, na których lądują operacje, i własny dziennik. Zapisy po stronie Wn i Ma, czyli dwie strony każdej operacji, powstają automatycznie ze zdarzeń, które moduł już zna: faktura sprzedaży, wpłata, faktura zakupu, zapłata dostawcy. Każdy zapis wskazuje dokument źródłowy i osobę, bo to jeden z warunków, pod którymi ustawa o rachunkowości dopuszcza zapisy tworzone automatycznie według programu (art. 20 ust. 5). Zamknięty miesiąc jest nie do edycji: poprawka to nowy zapis odwracający błędny. Tak rozumiem „rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco" z art. 24 ust. 1 tej ustawy.

Sprawy z urzędami robią pracownicy administracyjni. Pracownik może podpisywać deklaracje jako pełnomocnik zgłoszony organowi podatkowemu (art. 80a § 1–2 Ordynacji podatkowej). Sprawdź, kto dziś ma u Ciebie to pełnomocnictwo.

Rachunek

Oszczędzamy ponad 70 tys. zł rocznie na trzech spółkach.

Po drugiej stronie: poniżej 100 zł miesięcznie za model przez API Anthropic. Budowa zajęła niecałe dwa miesiące pracy po godzinach. Swój pełen etat wyceniam na 10 tys. euro netto miesięcznie, a dwa miesiące po godzinach to najwyżej jeden taki miesiąc, więc wewnętrzny koszt budowy zamknął się w 10 tys. euro i zwrócił w pierwszym roku.

Automat pracuje dzień po dniu, bez uwag urzędu skarbowego. Zostaje czas: automat przepisuje, liczy i składa plik, a ja porównuję gotowy wynik z fakturami, zamiast robić te pozycje ręcznie. Błąd łapię przed wysyłką, nie po telefonie z urzędu.

Co sprawdzam przed podpisem

Za księgi odpowiadasz Ty, tak samo jak wtedy, gdy księgowało biuro (art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości), więc plik podpisuje człowiek. Ewidencja ma zawierać podstawę opodatkowania, kwoty podatku należnego i naliczonego, kontrahentów oraz dowody sprzedaży i zakupu (art. 109 ust. 3 ustawy o VAT). Moja lista:

• Raport przeglądu nie ma pozycji na poziomie ostrzeżenia. Każdą zamykam przed plikiem: fakturę zatwierdzam albo odrzucam, do faktury bez terminu dopisuję termin.
• Liczba faktur w pliku równa się liczbie faktur pobranych z KSeF za ten miesiąc plus faktury spoza systemu.
• Stawka i kwota podatku na każdej pozycji zgadzają się z fakturą. Przy pozycji z niską pewnością modelu czytam uzasadnienie i przepis, na którym oparł kwalifikację.
• Każda faktura zakupowa z odliczonym VAT ma zapłatę potwierdzoną wyciągiem albo datę zapłaty wpisaną ręcznie. Bez dowodu zapłaty system po 90 dniach od terminu płatności cofnie odliczenie (art. 89b ust. 1 ustawy o VAT).
• Każda korekta ulgi na złe długi dotyczy faktury naprawdę niezapłaconej, faktura korygująca wskazuje pierwotną, a nadwyżka VAT z poprzedniego miesiąca jest przeniesiona.
• Suma podatku należnego i naliczonego w ewidencji równa się co do grosza sumom z faktur. W deklaracji kwoty są zaokrąglone do pełnych złotych (art. 63 § 1 Ordynacji podatkowej); większa różnica to błąd.

Błąd wykryty po wysyłce koryguję w 14 dni (art. 109 ust. 3e ustawy o VAT).

Przebieg do powtórzenia

Krótko, bo są tylko trzy drogi i wybierasz jedną.

1. Podłącz bazę prawną Umowy.AI do swojego modelu według naszego poradnika i zadaj jej pytanie o fakturę, przy której biuro ostatnio się wahało. Działa od dziś, bez programisty, jeszcze przy biurze.
2. Masz w firmie kogoś, kto koduje? Nagłówki sekcji wyżej to cała specyfikacja: faktury z KSeF, księgowanie modelem z bazą prawną, wyciąg, ulga na złe długi, raport przeglądu. Tak zbudowałem swój generator w niecałe dwa miesiące po godzinach.
3. Nie masz? Tak jest w większości firm i to normalne. Chcesz rozwiązania „przekręć klucz": ktoś stawia, Ty sprawdzasz plik i podpisujesz. Taki generator stawiamy u klienta w 2–4 tygodnie, za mniej niż 10 tys. euro. Napisz na bartosz@umowy.ai, ile masz spółek i faktur miesięcznie.
4. Przez pierwszy miesiąc księguj równolegle: biuro swoje, automat swoje. Porównaj oba pliki pozycja po pozycji.
5. Umowę biuru wypowiedz dopiero po zgodnym miesiącu.

Zanim wybierzesz drogę, zrób krok pierwszy na sucho: zapytaj model podpięty do bazy prawnej Umowy.AI o stawkę dla nietypowej pozycji albo o limit kosztów dla auta w leasingu. Dostaniesz przepis i jego status, nie zdanie, które brzmi przekonująco.

Ten artykuł ma charakter edukacyjny i nie stanowi porady prawnej. W sprawach indywidualnych skonsultuj się z prawnikiem.