Historia placu, którego nie wynajęliśmy

Do jednej z naszych spółek przyszedł przedsiębiorca z branży transportowej. Chciał wynająć plac utwardzony. Zanim usiedliśmy do umowy, wpisaliśmy NIP jego firmy w funkcję „Sprawdź kontrahenta” w Umowy.AI. To nasz własny produkt i sprawdzamy nim każdego, kto chce z nami podpisać umowę. Umowy nie podpisaliśmy.

Zdecydowała historia człowieka, a nie dane jego spółki. Raport pokazał, że ten przedsiębiorca co dwa, trzy lata zakłada nową firmę. Poprzednia zostaje z ogonem 200–300 tys. zł długów.

Plac, którego nie wynajęliśmy

W części raportu o osobie decyzyjnej zobaczyliśmy oś czasu: firma, koniec, następna firma. I kolejna, i kolejna. Same spółki były puste, bez majątku do windykacji.

W rejestrach spółka, która przyszła po plac, wypadła czysto: KRS, wykaz podatników VAT i KRD bez wpisów. Mimo to raport od razu dał jej niski wynik. Powód siedział piętro wyżej, w historii jej właściciela i prezesa.

Nie wiemy, czy ten najemca by nam nie zapłacił. Nie oceniamy też, dlaczego jego firmy tak kończyły. Zobaczyliśmy wzorzec w jawnych danych i nie chcieliśmy sprawdzać na własnym placu, czy się powtórzy.

Dlaczego nowa spółka przechodzi każdą checklistę

Poradniki każą sprawdzić KRS, status VAT i rejestr dłużników. Świeżo założona spółka zwykle przejdzie wszystkie trzy punkty.

Weź rejestr dłużników. Wierzyciel może zgłosić tam dług firmy, ale nie musi. Wolno mu to zrobić dopiero, gdy spełnione są łącznie warunki z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 9 kwietnia 2010 r. o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych. Dług musi wynikać z określonego stosunku prawnego, na przykład z umowy. Do tego:

• zaległość wynosi co najmniej 500 zł,
• jest wymagalna od co najmniej 30 dni,
• od wysłania wezwania z ostrzeżeniem minął miesiąc.

Czysty wynik znaczy więc „nikt nie zgłosił”, a nie „nie ma długów”. Świeżo założona spółka zwykle nie zdążyła jeszcze zebrać wpisów: od terminu płatności do zgłoszenia musi minąć co najmniej 30 dni.

Oficjalna wyszukiwarka KRS szuka po numerze KRS, NIP, REGON i nazwie podmiotu. Punktem wyjścia jest tam firma, a nie człowiek. Żeby zobaczyć wzorzec z historii placu, trzeba zapytać odwrotnie: jakie firmy prowadziła ta osoba wcześniej.

A z pustej spółki nic nie ściągniesz. Gdy egzekucja przeciwko spółce z o.o. okaże się bezskuteczna, za jej zobowiązania odpowiadają solidarnie członkowie zarządu. Mówi o tym art. 299 § 1 ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (dalej KSH). To osobny spór, w którym członek zarządu może się bronić (art. 299 § 2 KSH). Zamiast czynszu masz proces.

Co w raporcie zmienia decyzję

Z całego raportu naszą decyzję zmieniają trzy rzeczy. Reszta jest tłem.

Pierwsza: kto po drugiej stronie może podpisać umowę i z kim. W spółce z o.o. z zarządem wieloosobowym sposób reprezentacji określa umowa spółki. Gdy umowa milczy, potrzeba dwóch członków zarządu albo członka zarządu z prokurentem (art. 205 § 1 KSH). W KRS sposób reprezentacji to zdanie wolnego tekstu, na przykład „dwóch członków zarządu łącznie albo członek zarządu łącznie z prokurentem”. Ktoś musi je przyłożyć do nazwisk ludzi, którzy faktycznie złożą podpis. Przy prokurencie liczy się rodzaj prokury: przy prokurze łącznej podpis jednego prokurenta nie wystarczy (art. 109⁴ § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, dalej KC). Sama prokura nie wystarczy do zbycia przedsiębiorstwa, oddania go do czasowego korzystania ani do zbywania i obciążania nieruchomości. Do tego potrzebne jest pełnomocnictwo do poszczególnej czynności (art. 109³ KC). Umowa podpisana przez kogoś bez umocowania wisi w powietrzu. Jej ważność zależy od potwierdzenia przez spółkę: art. 39 § 1 KC mówi to o członku zarządu, art. 103 § 1 KC o pełnomocniku, a więc i o prokurencie.

Druga: status w wykazie podatników VAT, potocznie białej liście. Wykaz obejmuje także podmioty wykreślone (art. 96b ust. 1 i 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług). Liczy się więc status i daty, a nie sama obecność w wykazie.

Trzecia: historia osoby, która firmą kieruje. O niej niżej, bo to ona zatrzymała nas przy placu.

Skąd wiemy o poprzednich spółkach i czego nie wiemy

Tu siedziała historia placu. Narzędzie typuje osobę decyzyjną według funkcji, a nie kolejności w rejestrze: prezes przed wiceprezesem, w spółce w likwidacji likwidator. Dla tej osoby buduje oś czasu kariery: okres, firma, rola i status firmy. Dokłada listę firm powiązanych, z rolą, udziałami, branżą i rokiem założenia. Analiza obejmuje jedną osobę, a nie cały zarząd i wszystkich wspólników.

Na tym materiale szuka wzorców, które mają swoje potoczne nazwy: seryjne upadłości, szybkie zakładanie i zamykanie spółek, „firma-feniks”, czyli nowa spółka po upadku poprzedniej w tej samej branży. To nazwy zjawisk widocznych w danych, a nie kwalifikacja prawna czyjegokolwiek zachowania.

Ta część powstaje z analizy publicznie dostępnych źródeł w internecie, wspartej licznikami powiązań z KRS. Nie jest urzędowym wyciągiem wszystkich historycznych wpisów danej osoby, więc raport oznacza ją jako niepotwierdzoną urzędowo.

Całość zamyka wynik od 0 do 100 z uzasadnieniem i rekomendacją. Upadłość, likwidacja, zawieszenie i wykreślenie ograniczają ten wynik z góry, niezależnie od reszty raportu: przy upadłości albo wykreśleniu nie przekroczy 15 punktów, przy likwidacji 20, przy zawieszeniu 30. To informacja do decyzji biznesowej, a nie opinia prawna ani gwarancja, że kontrahent zapłaci.

Rachunek: 15 minut, pięć okien i opłata do KRD

Ręcznie taka weryfikacja zajmowała nam 15 minut przeskakiwania przez pięć okien przeglądarki. Ktoś musiał przeczytać rejestry, zestawić sprawozdania z kilku lat i rozszyfrować sposób reprezentacji. Do KRD potrzebny jest abonament albo opłata za pojedyncze pobranie. Jego cennik abonamentowy obowiązuje od 22 maja 2026 roku. Sprawdzenie firmy po NIP kosztuje abonenta 39 zł netto po wykorzystaniu puli z pakietu. Najtańszy pakiet ze sprawdzaniem firm to 450 zł netto miesięcznie plus 500 zł netto aktywacji. Bez abonamentu jedno pobranie informacji o firmie kosztuje 49,99 zł brutto.

Pełna weryfikacja w Umowy.AI kosztuje 40 tokenów. Token to 1,23–1,59 zł brutto zależnie od pakietu, więc wychodzi 49,20–63,60 zł brutto. Klikamy raz, raport powstaje w tle do 30 minut i nikt przy nim nie siedzi.

Jest też tryb „tylko KRD” za 20 tokenów, czyli 24,60–31,80 zł brutto: scoring, limit kupiecki i raport o zadłużeniu w około 15 sekund. Do historii placu by nie wystarczył, bo nie obejmuje części o osobie decyzyjnej.

Lista kontrolna przed podpisem

Z narzędziem albo bez, kolejność jest ta sama:

1. Kto podpisuje. Sposób reprezentacji spółki przeczytasz w wyszukiwarce KRS. Przyłóż go do nazwisk osób, które złożą podpis, i sprawdź rodzaj prokury, jeśli podpisuje prokurent.
2. Status firmy w KRS albo CEIDG. Upadłość, likwidacja i wykreślenie kończą temat: w naszym systemie to blokada, a nie punkt do rozmowy. Zawieszenie działalności wyjaśnij na piśmie, zanim pójdziesz dalej.
3. Wykaz podatników VAT, czyli biała lista. Patrz na status i daty. Jeśli to Ty płacisz, porównaj rachunek z umowy z rachunkami z wykazu.
4. Rejestr dłużników, czyli biuro informacji gospodarczej, na przykład KRD. Czysty wynik czytaj jako „nikt nie zgłosił”.
5. Sprawozdania z kilku lat z repozytorium dokumentów finansowych KRS, bezpłatnego dla każdego. Szukaj straty, spadku przychodów i ujemnego kapitału własnego, czyli sytuacji, w której zobowiązania spółki przewyższają jej majątek. Brak sprawozdań za kolejne lata zapisz jako pytanie do kontrahenta.
6. Historia osoby decyzyjnej. Jakie firmy prowadziła wcześniej i jak skończyły. W poradnikach, które przejrzeliśmy, takiego punktu nie ma. Ta część raportu to trop z publicznych źródeł. Jeśli ma z niej wyniknąć coś więcej niż odmowa, otwórz każdą firmę z osi czasu w KRS i sprawdź jej status oraz sprawozdania.
7. Zapytaj wprost, zanim wyślesz projekt umowy. Do skopiowania: „Zanim wyślę umowę, proszę o informację, kto podpisze ją po Państwa stronie i w jakim składzie. Proszę też napisać, jakie spółki prowadziła ta osoba wcześniej i co się z nimi stało”. Wykręty też są odpowiedzią.
8. Ustal z góry, co kończy rozmowę. U nas kończy ją czerwone światło z weryfikatora: blokada za status firmy albo niski wynik za historię osoby, która nią kieruje. Nikt u nas nie sprawdza wtedy rejestrów ręcznie.

Przy placu czerwone światło nam wystarczyło. Umowy nie podpisaliśmy i nikt nie otwierał rejestrów drugi raz.

Ten artykuł ma charakter edukacyjny i nie stanowi porady prawnej. W sprawach indywidualnych skonsultuj się z prawnikiem.